Když řeknete zlepšování projektového řízení ve firmách, co konkrétně si pod tím představit?Předpokládám, že většina lidí své projekty nějak alespoň rámcově hlídá a sleduje, třeba v Excelu… Nemám vůbec nic proti, že lidé, když začínají řídit projekty, to nejdřív dělají v Excelu. Podle mě už v tom, že si zkusíte sledovat situaci svých projektů někde na papíře nebo v Excelu, je veliká hodnota. Skrze to přijdete na základní principy, které je nutné na projektu i firmě hlídat a uděláte si základní přehled. Vím, že většina lidí, kteří Excel ve firmě používají, má nějaké povědomí například o tom, že projekt je složený z částky, co dostanou od zákazníka, pak odečtou externí náklady a interní náklady a z toho by jim mělo něco zůstat jako zisk. Už to je výborný krok. A samozřejmě, tohle základní rozdělení se dá potom postupně rozebírat, zlepšovat, plánovat a tak dál. Jak firma roste, je třeba začít sledovat víc parametrů, které se na projektech podepisují, vidět větší detaily.
Co myslíte těmi detaily?
Nejdřív pracujete tak, že máte účetní, která dává všechno na jednu hromádku. A ona vám na konci roku řekne nějaký zisk. A pak už je ale otázka, jestli vám taky řekne, které subdodavatele jste letos nejvíc zásobovala prací. U koho si máte říct o co největší slevu nebo u kterého subdodavatele vyjde nejlíp bagr na hodinu a podobné věci. Ona tato data v surové podobě většinou někde existují, akorát když se toho moc zdrcne na jednu hromádku, tak postrádáte detail, chybí vám rozpad na podrobný přehled. A tady začnete narážet na limity Excelu.
Například?
Například v něm nemůže pracovat víc lidí současně, takže v nějakou chvíli to začne řízení projektů komplikovat. Když děláte v těchto jednoduchých nástrojích, jste například nuceni stanovit si jedno kritérium, na kterém svůj Excel postavíte. Takže třeba si budu data rozpadat podle projektů, které si jsou podobné. To znamená, že vyrobíte strukturu pro projekty, která bude například definovaná jako: zákazník, rok, projekt… Ale pak zjistíte, že potřebujete svá data zobrazovat nejen přes projekty, ale i přes dodavatele a přes zákazníky. Nebo někde potřebujete ještě rozdělit typy zákazníka. Zjistíte, že to jen tak jednoduše nejde. A i kdyby ano, tak jak budete řešit, že například zákazníka potřebujete zařadit do dvou položek té struktury? Rychle zjistíte, že se to začíná hroutit a vyžaduje to vlastně extrémně dobrou schopnost pracovat s Excelem. Většina lidí se Excel dokáže v základu naučit používat. Ti chytřejší ho dokážou používat v tom smyslu, že si tam nadělají cheaty a nějaké vzorečky. A ti extra chytří tam začnou psát makra. A pak většina z nich odpadne. A ještě jedna věc je důležitá – pokud vám zpracovat a vyhodnotit data umí jediná osoba ve firmě, vždycky jste tak trochu v ohrožení. Ve chvíli, kdy z nějakého důvodu, byť třeba jen nemoci, tento člověk vypadne, ostatní jsou v háji. Navíc tím, že je jediný, tak mu to bere čas, který by měl strávit nějakým strategickým managementem. A ne hraním si s čísly.
Kdy to obvykle dojde do té neúnosnosti, kde takové zpracování dat ještě stačí a kdy se to láme a je třeba poohlédnout se po něčem jiném?
Představte si to takhle: chlapík se svaly a motykou obslouží nějakou část pole. Chlapík, co má větší svaly a větší motyku, obslouží ještě větší část a jeden z tisíce, s největšími svaly, obslouží ještě větší pole. Ale pak to hasne. Pokud tedy nepřijde někdo, byť i se slabým traktorem, kdo toho obslouží mnohem víc než nejsilnější chlapík s motykou. A to je to. Tím nástrojem jako je motyka, to v nějakou chvíli přestane jít. Není už možné toho udělat víc. To samé si můžete představit takhle – třeba u tří lidí máte tři výkazy práce. Na konci měsíce je dáte dohromady, zkouknete chyby, vrátíte je kolegům k opravě a nějak se to zvládne. Ale když tohle všechno máte udělat při deseti, patnácti lidech, začne to být peklo. A v tu chvíli ta firma najednou nemůže víc, nemůže růst, pokud nemá něco sofistikovanějšího, co data základně zpracovává. Je to proto, že lidé, kteří by měli firmu posouvat, jsou zasekaní na tomhle. Dokud budete používat motyku, víc pole neobděláte a akorát se zblázníte.
Na co si dát při výběru softwaru pro řízení projektu pozor?
Především na to, aby práci šetřil, a ne přidával. Abych se nestal sluhou softwaru, který mi vnutí jiné procesy a způsob práce, než na jaké jsem zvyklý. Anebo bude mít nějaké omezení, které vám neumožní řídit svou práci a projekty jako dosud. Protože když jsem firma, která se někam dostala a funguje, tak je jasné, že to dělám v zásadě dobře. Při pořizování softwaru jde o to, něco si usnadnit nebo zlepšit, a ne o to všechno předělat. Když používám ve své firmě Excel, tak ty věci, principy a postupy, které jsem se naučil v něm, bych měl v tom softwaru také v nějaké podobě najít. Jakmile vidíte, že je v něm všechno jinak, je jasné, že budete mít problém. Hledejte takový software, který vám umožní plynule navázat. Může vás pak v tom softwaru zaujmout i něco, co už v Excelu dělat nešlo nebo vás to nenapadlo, to je taky dobrá známka. Může se samozřejmě stát, že jsem to v Excelech dělal špatně a při přechodu na software dává smysl, když si nechám od konzultanta vysvětlit, že existují i jiné způsoby, jak něco dělat, a třeba na ně přejdu. Ale měnit všechno – to je cesta do pekel.
Řada problémů se ale objeví až při používání software, až jsme si jej pořídili, což už může být pozdě, jsou nějaké způsoby, jak dopředu poznám, že mi konkrétní software nebude spíš jen komplikovat práci?
První signál je už v tom, že člověk, co k vám přijde s nabídkou software, by si vás měl v první řadě poslechnout. Zjistit informace o vaší firmě a měl by pečlivě vnímat, co mu říkáte. A teprve potom by měl navrhovat nějaké řešení. Ve chvíli, kdy vám někdo začne rovnou něco tlačit, je to špatně. V tu chvíli vidíte, že vás neposlouchá a je pravděpodobné, že vám nenabízí něco, co bude sedět na míru vaší firmě. Taky si můžete vzít třeba pět softwarů a porovnat si, jak jim na první dobrou rozumíte. Vypněte si všechny nápovědy, které vás informují o tom, co kde a jak se má dělat a zkuste si to udělat intuitivně. I to je důležité.
Chápu správně, že na začátku musí být hodně komunikace a je třeba si vytvořit nějakou důvěru…
Ano, vidíte, jestli vás obchodník nebo konzultant poslouchá, mluví vaší řečí ve smyslu, že vám rozumí a rozumí vašemu oboru. Vidíte, že zná slova jako například HIP nebo stupně projektové dokumentace, stavební objekty… A dokáže v rámci kontextu hovoru nabídnout nějaké další řešení. Řekne například: Dobře, vy to děláte takhle a já znám ještě čtyři různé další tipy, jak by to šlo dělat… nebo: Většina našich zákazníků to používá ještě trochu jinak… A vy se můžete zamyslet, jestli něco takového pro vás padá v úvahu. V komunikaci snadno poznáte, že ten člověk už byl v obdobných firmách, má reference a vy si můžete ověřit třeba i to, že vás v případě problému nenechá na holičkách… To jsou tři takové znaky, které vám dají signál, že stojí za to se s ním bavit: naslouchá, rozumí vašemu oboru a má v něm reference.
