Facility management usnadňuje digitalizace

FM proto rozšiřuje svou působnost do mnoha dalších oblastí, které pokrývají jak – možno říci – tradiční správu prostor a navazující infrastruktury, tak ale také péči o zdraví a bezpečnost, informační technologickou infrastrukturu či logistiku, administrativu a mnoho dalšího. FM se za poslední dva turbulentní roky pandemie musel postarat třeba o rekonfiguraci kanceláří, instalaci plexisklových zástěn na pokladnách v supermarketech či reorganizaci práce skladů a továren. Tlak na efektivitu FM tak nijak překvapivě stoupá. Tady může pomoci digitalizace procesů a specializované platformy jako užitečný nástroj pro podporu FM.

Online budoucnost

„V současné době pořád ještě hodně FM odborníků ke své práci přistupuje stejně jako dřív: spoustu času tak stráví osobními kontrolami, osobními schůzkami s kolegy i častým přesouváním se z místa na místo. Stále se zvyšující množství úkolů však vede také k větší časové náročnosti a rostoucím nákladům. Pokud například museli v době pandemie facility manažeři nad rámec svých existujících povinností neustále monitorovat sociální distancování, jejich schopnost vykonávat efektivně svou práci přirozeně klesala. To se dá vztáhnout na jakoukoli nestandardní situaci, která může nastat. Zavedení efektivního online systému pro FM pracovníky proto považuji za zásadní,“ komentuje Adam Vostárek ze společnosti PlanRadar, zaměřující se na digitalizaci procesů u stavebních a realitních projektů. Firma vyvinula aplikaci PlanRadar, což je software pro stavební a realitní profesionály, jenž je mj. určen pro FM, tedy správu a údržbu budov.

Efektivní komunikace je klíčová

Facility manažer je v první řadě vedoucí pracovník, který odpovídá za chod, respektive provoz nemovitosti. Stejně jako ostatní vedoucí pracovníci vyšší úrovně se tedy věnuje hlavně plánování, řízení, supervizi a strategickým rozhodováním. To všechno s jeho rozšiřujícím se polem působnosti vyžaduje neustálý přehled o tom, co se v rámci dané budovy děje. Potřeba být v kontaktu s týmy v terénu, kterým jsou operativně přiřazovány úlohy na jedné centrální platformě (na níž jsou dostupné také doplňující informace), se tak stává stále naléhavější.

„Je zcela nezbytné, aby byl každý facility manažer schopen komunikovat opravdu efektivně. To ale při správě velkých nemovitostí obvyklými způsoby takřka není možné. Aplikace, šitá na míru správě budovy, může být v tomto ohledu nepostradatelným pomocníkem. Zaměstnanci a dodavatelé by měli mít možnost při svých činnostech na různých místech kontaktovat vedoucího přímo z aplikace a také zde obratem obdržet zpětnou vazbu. To ušetří hodiny času i zmatek při používání tradičních vysílaček,“ doplňuje Adam Vostárek.

Při problémech poslouží BIM

Pro efektivní správu nemovitosti po celý její životní cyklus je ideální mít stavební procesy digitalizované již od počátku projektu. Díky tomu jsou k dispozici veškerá data, která se postupně ukládají na jednu komplexní platformu. Facility manažer musí znát budovu „skrz naskrz“ – tomuto účelu výborně poslouží BIM model, digitální dvojče budovy, ale i 2D výkresy a další klíčové dokumenty, které je praktické mít kdykoli dostupné a připravené k použití.

„Zabezpečit hladký provoz budovy zabere spoustu času a úsilí. Digitální platformy umožňují plánovat a provádět údržbu i jednorázové opravy bez zbytečných problémů a průtahů, a to obzvlášť pokud do aplikace nahrajete digitální výkres stavby. Správci budov díky tomu vědí o všem dění, ať už se nacházejí kdekoli: vidí totiž příslušné informace zanesené přímo v modelu v online prostředí,“ vysvětluje Adam Vostárek a dodává: „Na druhou stranu, kompletní data k projektu jsou také kdykoli připravena k exportu. A šablony reportů je možné si upravovat na míru tak, aby splňovaly interní i externí požadavky. V dokumentech se díky tomu udržuje pořádek, nikoli však na úkor flexibility.“

SF/pb